PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)

Cette politique de protection des données s’inscrit dans un contexte juridique marqué par le Règlement Général sur la Protection des Données, applicable depuis le 25 mai 2018 et la loi Informatique et Libertés III, promulguée le 21 juin 2018.

1- QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS ?

1.1- Lors de la navigation sur le site internet :

La simple consultation du site internet d’EmaSofts en tant que visiteur ne requiert pas d’enregistrement nominatif. En revanche, certaines informations vous concernant sont collectées automatiquement lors de votre navigation sur le site internet (l’adresse IP, le temps de visite, le type de navigateur, ainsi que les catégories du site visitées). Lors de votre navigation sur le site, il peut vous être demandé d’accepter les cookies. Ces fichiers textes sont déposés sur le disque dur de votre ordinateur, et lus ensuite par un serveur, afin de faciliter votre navigation en vous reconnaissant lors de vos visites ultérieures sur le site internet. Vous pouvez à tout moment désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Toutefois, EmaSofts vous informe que certaines fonctionnalités de son site ne sont pas assurées si les cookies sont bloqués.

1.2- Lorsque vous souhaitez découvrir nos services ou participez à un webinaire :

Vous pouvez être amené à déposer certaines données personnelles (société, nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone) en répondant aux formulaires qui vous sont proposés, notamment en vue de contacter EmaSofts ou de participer à un webinaire. La saisie de ces données est nécessaire au traitement de votre demande par la société EmaSofts. A défaut d’avoir saisi ces données dans les formulaires, votre demande ne pourra pas être traitée par EmaSofts.

1.3- Lorsque vous souscrivez à nos services :

Pour l’établissement du contrat, nous collectons en plus l’adresse postale, le numéro SIREN et le responsable de votre société. Nous ne collectons aucune donnée sensible comme la religion, l’appartenance syndicale, les origines raciales et ethniques, les condamnations pénales ou les données relatives à la santé.

1.4- Lorsque vous utilisez nos logiciels :

EmaSofts assure l’hébergement des données relatives à l’utilisation des logiciels et de l’espace privé des utilisateurs, sur des serveurs loués auprès du centre-serveurs géré par OVH, et ce, dans le cadre d’un centre-serveurs sécurisé. EmaSofts n’exerce aucun contrôle sur le contenu des données, mais sera contraint, s’il en a été avisé, de supprimer ou d’interdire l’accès à tout contenu issu de l’utilisation des logiciels, qui serait illicite.

EmaSofts s’engage à mettre en place les moyens connus pour préserver, de manière optimale, l’intégrité des données du client, que ce soit pendant leur hébergement et pendant leur sauvegarde. L’intégrité de chaque donnée correspond à la restitution intacte de son contenu de telle manière que celui-ci n’ait subi aucune altération ni aucun changement et, peut être restitué à l’identique sous un format compréhensible selon la norme ASCII ou selon les standards du marché.

Concernant la sécurité des données, EmaSofts s’engage à mettre les meilleurs moyens connus pour empêcher l’accès physique au serveur par tout tiers non autorisé et s’engage à mettre en œuvre toutes les règles de l’art connues, destinées à empêcher les accès informatiques non autorisés au serveur. Le client est conscient que les aléas inhérents à l’informatique empêchent EmaSofts de s’engager dans le cadre d’une obligation de résultat.

L’utilisation du logiciel « EmaSofts – Audit Paie » implique nécessairement la transmission et la conservation d’informations confidentielles, notamment relatives aux entreprises et aux salariés de ces mêmes entreprises, contenues dans les bulletins de paie et DSN. Ces données sont utilisées pour les besoins de l’audit et la génération des différents rapports. Elles sont détruites après 3 ans ou sur demande du client suite à un non-renouvellement du contrat.

2- POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire à la conduite des relations contractuelles et commerciales. Les informations collectées nous permettent notamment d’établir des contacts avec nos clients et prospects à des fins de présentation de nos solutions et services et d’affiner vos besoins, et d’établir des statistiques internes.

3- QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Vos données personnelles seront uniquement transmises aux services internes à l’entreprise : direction, service commercial, service assistance, service administratif et à nos partenaires commerciaux le cas échéant. EmaSofts ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles à des sociétés tierces sans votre accord. EmaSofts ne procède pas non plus à un transfert de données en dehors de l’Union Européenne. EmaSofts n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du traitement, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine.

4- QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS ?

4.1. Données de navigation sur le site internet :

EmaSofts ne conserve aucune de vos données de navigation sur le site internet, à l’exception des statistiques de visite par Google Analytics qui sont conservées 13 mois.

4.2. Données que vous nous fournissez pour connaître nos solutions et services :

Les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous souhaitez découvrir nos services, seront conservées pour une durée maximum de 5 ans.

4.3. Données clients dans le cadre du contrat :

Nous utilisons et conservons vos données clients aussi longtemps que dure notre relation contractuelle, afin de gérer nos échanges, suivre la relation client, les transactions effectuées, et réaliser nos services. A l’issue du contrat, vos données sont archivées 5 ans afin de répondre à nos obligations légales et/ou contractuelles.

5- QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT LES EXERCER ?

Conformément à la réglementation en vigueur, vous pouvez à tout moment exercer votre droit d’accès, de rectification, de suppression, de limitation, d’opposition et de portabilité concernant les informations que vous avez fourni auprès de la société EmaSofts.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous envoyer un e-mail directement à l’adresse suivante : contact@emasofts.fr. Vous pouvez également nous adresser un courrier à EmaSofts – 25 rue Lenepeveu – 49100 ANGERS. Enfin, vous pouvez nous contacter par téléphone au 02 85 29 57 52.

Par ailleurs, vous détenez le droit d’introduire une réclamation devant une autorité de contrôle (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/agir